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業績を上げるために効果的な『To do リスト』の正しい使い方とは

「仕事を効率よくこなしたい!」

「事業を成長させるために必要なことを的確こなしていきたい!」

「自分のやるべきことを正確に把握したい!」

など、仕事をうまくこなして自分の仕事を(業績を)ステップアップさせていきたいと思われていませんか?

そのとき、よく自分のやるべきことを整理して効率よく仕事に打ち込むのに優れているスキルとしては、
『トゥ ドゥ リスト(To do rist)』
が有名です。
スマホのアプリでもあるくらい知られているのですでにご存じの方も多いのではないかと思います。

いろいろなセミナーなどでは、この『To do リスト』を採り入れることを勧めているようです。
(実際、そう言っているセミナーも経験しています)

「そんなに、自分の役に立つって言われているなら採り入れようかな・・」

と思われた方、

「ちょっとお待ちください!」

物事をちゃんと判断せずに、まわりがいいって言ってるからっていう安易な理由でなんでもよさそうなことを採り入れてしまうことは、
『成功の道(成果をあげること)から離れてしまう1番の禁忌事項』
です。

いくら便利なツールだと世間で言われていても、それを採り入れるには使いこなすまでの

時間(仕事上の)※ここはリスト形式に

精神的エネルギー(ストレス)

があります。
そうでもして採り入れる必要があるかは、『To do リスト』についてもう少しよく知ってからにしましょう!

今回、しっかり採り入れる候補を選定する力を養えばこれからもそのスキルは活かされます。
(1つで2度おいしい状態になれます)

では、順番に『To do リスト』について一緒に考えていきましょう!

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To do リストとは

『To do リスト』とは、
『自分がするべきことを箇条書きにしておくこと』
です。

昔からある『備忘録』みたいなもので、それが海外からスキルとしてビジネスの世界に輸入された『タスク管理ツール』です。

こんなのがなくても日常的に、

手帳に書き込んだり

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メモを取ったり

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急いでいる人は手の甲にボールペンで書いたり

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していました。

それをもっと効率よくするために、1日の決めた時間(業務開始前や終了時など)にリストアップしておいて業務中はそれをこなしていくことで、

自分がするべきことを次々にこなして片付けていける

しなくてはいけないことを忘れずこなせる

ことができます。

1日の仕事が終わった時に
「あっ!!あれするの忘れてた!」
ってよくありますが、これだとそういったことを防げますね。

では、一般的な『To do リスト』の活用方法についてみていくことにしましょう!

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To do リストの一般的な使い方

まずは、リストを用意します。

できれば、1番簡便なものがいいですから

メモ紙

ペン

をご用意ください。

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これだけで結構です。アプリをすでに持っている人は、もちろんそれを使用しても構いません。

 

1、『メモ紙』に□を書く

これは、その作業(タスク)が完了した場合、チェックをするためのチェックボックスとしての役目をします。

いくつでも構いませんが、5~7つ程度書きましょう!
後で書きますが、これをいきなり10とか書く人がいます。

この作業(タスク)を多く書くことがそもそもの間違いなので、その悪い癖を作らないためにも練習の時から適切な数にしましょう!

 

2、そこに、自分が仕事でするべきことをイメージする!

「さぁ、リストが出来たし書き込むぞ~」
と張り切ってしまいがちですが、ここはいったん心を落ち着けてください。

書き込む前にする大事なことがひとつあります。

それは、
『書く内容に何があるか、あらかじめイメージしておく』
ことです。

最初は特に、なんでもかんでも新しいおもちゃを与えられた子供のようにはしゃいで書きこんでしまいますが、
『書き込んだ時点では何ひとつ仕事をこなしていない』
のです。

仕事に役立つリストを作成することが目的で、リストを挙げることが目的ではありません!

そこを誤解しないようにご注意ください!

では、まず1日をイメージして、項目を思い起こしてみます。

その思いついた項目をざっと眺めてみると、それぞれが

  • 重要なもの
  • 期限のあるもの
  • 急ぐもの
  • 期間の必要なもの
  • 誰でもできること
  • 仕事にあまり関係ないこと

など、内容に対する『性質』がわかります。
その『性質』を判断したうえで書き込むことが大切です。

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3、リストに書き込む

次に実際に書き込んでいきます。

このときのポイントは、

  • なるべく簡潔に文章は短く
    確認するのは自分です。
    長々書かなくても要点されわかるように書いていれば必ず思い出します。
    そして、確認したときごちゃごちゃして無駄な時間を使ってしまうのももったいないです。
  • 重要なものから順に書き出す
    できれば、『思いついた順』ではなくて、
    ・1日の行動に沿った順(※ここでの・はそのままでかまいません)
    ・重要なものの順か
    どちらかに沿って書き出します。
    おすすめは、行動に沿った順番です。
  • 無理に項目を埋めようとしない
    項目を書き出しているときに、考えていただきたいことは、
    ・いかに項目を少なくするか(※ここでの・はそのままでかまいません)
    ・いかに重要なことを書き出せるか

です。

 

4、リストに書いた項目を実行する

後は、実行していくだけです。

 

『To do リスト』実施の注意点

『To do リスト』を使う上で気を付けておきたいことは
『全部こなすことを目標にしない』
ことです。

まず、知っておいていただきたいのが、『To do リスト』についての調査で

『リストの項目の実施率は60%程度であった』

ことが分かっています。

ということは、リストの3つのうち1つは実施しないで終わるのが普通だってことです。

それにはいくつか理由があります。

  • 本当に必要のないものをリストに挙げていた
    これが1番よくある失敗です。
    『おもちゃで遊んでいる子供症候群』とでも言っておきましょうか。
    リストに書き込むことが目的になってしまっていて、
    「別にやってもやらなくてもよかったような無駄なことを書き込んでいた」
    という1番残念なことをしていまっている場合です。
  • 実行不可能なのに、自分の希望的観測で書き込んでいた
    これもよくありますが、リストに気合を入れすぎていて自分の作業(タスク)を書き込むのに、『夢』や『希望』まで詰め込んでしまっていたっていう場合ですね。
    志としては素晴らしいものがありますが、非効率を招いている時点で残念なことです。
    もっと、いい活かし方を探しましょう!
  • その項目の重要度が変化した
    最初は必要な作業(タスク)と思いリストに入れていたが、こなしていくうちにまわりの環境が変わって必要でなくなった場合です。
    これは接客業や営業などの仕事などであれば頻繁に起こることです。
    こういう場合は不可抗力で起こっていることで自分は悪くありません。
    いつまでも残しておくと、自分は悪くないのに罪悪感が出たりしますのでさっさと消してしまいましょう!

1番大切なのは、
『やり残しが出るのが普通。あまり気負わず完璧主義にならず、粛々とこなしていきましょう』
です。

特に、こういう『To do リスト』を作ろうという方は、

仕事熱心

完璧主義

の方が多いです

その気持ちを折れさせないためにも、それくらいの心の余裕を持っておくことが必要です。

 

おわりに

「仕事を抜けなく効率よく円滑に進めたい」

「ひとつの業務に没頭してしまうと他を忘れてしまいがちで管理がうまくできない」

など、業務での作業(タスク)を効率よくこなすための準備をうまくするためのツールとして『To do リスト』はみなさんの役に立ってくれます。
ただ、使っていれば効率的になるかと言えばそんなことはありません。

『To do リスト』はあくまで道具ですから、それをいかにうまく使ってやるかでそれが

ただの時間の無駄、自己満足、リストを見ることがストレスになる

作業のし忘れの心配がなくなり、効率よく業務をこなしていけるようになる

か大きく変わってきます。
ただ、あまり最初から意気込みすぎても使い慣れも必要です。

まずは3週間を目標に続けながら、自分にとって有効なツールかどうか見極めていっていただければと思います。

 

ポイントを整理

『To do リスト』は仕事の作業管理ツール

いくらリストを書き込んでも、その時点で仕事は何も終わっていない

リストはとにかく書けばいいってもんじゃない

こなしきれないのが当たり前、気楽に始めていきましょう!

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